IDC: Ungenutzte Potenziale im Print Management & Document Solutions-Bereich in Deutschland

IDC befragte kürzlich 511 Unternehmen in Deutschland zu den Themen Print Management & Document Solutions. Ziel war es, den aktuellen Status sowie die Pläne der Unternehmen zu erurieren. Dabei zeigte sich, dass mehr als 74 Prozent der Unternehmen solche Lösungen noch nicht nutzen. Aufgrund des unterschätzten Einsparungspotenzials verpuffen laut IDC gute Chancen, die Kosten im Unternehmen zu reduzieren. Weitere Ergebnisse der IDC-Studie "Print Management & Document Solutions – Status quo und Trends in Deutschland 2009" zeigen, dass mehr als die Hälfte der Befragten Print Management Leistungen überwiegend durch externe Dienstleister erbringen lässt.

Im Juni dieses Jahres befragte das Marktforschungs- und Beratungsunternehmen IDC insgesamt 511 deutsche Unternehmen mit mehr als 200 Mitabeitern zu den Themen Print Management & Document Solutions. IDC untersuchte, ob und in welchem Umfang IT-Fach- und Führungskräfte Print Management oder Document Solutions einsetzen. Das Ergebnis: rund drei Viertel der Unternehmen führen keine Print Management Maßnahmen durch und 84 Prozent nutzen keine Document Solutions. Dabei kristallisierte sich heraus, dass diese Unternehmen nicht an große Kosteneinsparungen durch den Einsatz von Print Management und Document Solutions glauben. Neben dem fehlenden Budget mangelt es an notwendigen Ressourcen und gleichzeitig gibt es keine Unterstützung von Seiten der Geschäftleitung.

Bildunterschrift: Einsatzgrad von Print Management und Document Solutions in Deutschland, 2009
Quelle: IDC-Studie „Print Management & Document Solutions – Status quo und Trends in Deutschland 2009"

Von den Befragten setzen 151 Unternehmen Print Management oder Document Solutions ein, beziehungsweise planen den Einsatz in den kommenden 12 bis 24 Monaten.

Was treibt Print Management?

Als dominierender Antriebsfaktor für das Einführen von Print Management-Lösungen wurden Kosteneinsparungen genannt. Diese Meinung vertraten 73 Prozent der Befragten. Dabei konnte rund ein Drittel der befragten Unternehmen die Druckkosten um bis zu 15 Prozent reduzieren; weitere 30 Prozent erreichten Einsparungen von 15 bis 30 Prozent, zehn Prozent lagen sogar über 30 Prozent.

Andererseits waren 29 Prozent der befragten IT-Verantwortlichen nicht in der Lage, eine Einschätzung über die realisierten Druckkosteneinsparungen abzugeben. „In diesen Unternehmen scheint offensichtlich keine genaue Ist-Analyse durchgeführt worden zu sein. Diese ist jedoch die Basis für ein professionelles Print Management und nur so lassen sich dann die realisierten Kosteneinsparungen auch aufzeigen“, sagt Matthias Kraus, Research Analyst und Projektleiter der Studie.

Unterschätzte Einsparpotenziale

Vergleicht man die erwarteten mit den realisierten Druckkosteneinsparungen zeigt sich tendenziell, dass das tatsächliche Einsparungspotenzial von den Unternehmen unterschätzt wird. Diejenigen Unternehmen, die bereits Print Management Lösungen realisieren, sind allerdings überwiegend mit den erzielten Kosteneinsparungen zufrieden (84 Prozent).

Mehr als die Hälfte (55 Prozent) der Befragten lässt Print Management Maßnahmen teilweise oder überwiegend durch externe Dienstleister erbringen. Dabei zeigen die Ergebnisse auch, dass Unternehmen, die verstärkt externe Services in Anspruch nehmen, insgesamt geringere Print Management Ausgaben haben. Die Höhe der Druckkosteneinsparungen steigt auβerdem an, je mehr externe Services in Anspruch genommen werden.

Die Angebote für Managed Print Services sind ausgereift und lassen sich kurzfristig und häufig ohne Vorinvestitionen implementieren. Externe Dienstleister unterstützen Unternehmen wirksam bei unterschiedlichen Print Management Maßnahmen. „Angesichts der wirtschaftlichen Rahmenbedingungen und des enormen Kostendrucks bietet Print Management viel Potenzial, welches es gilt zu nutzen“, rät Matthias Kraus und fordert die Anbieter auf, die Vorteile von Print Management Lösungen in ihrer Kommunikation noch stärker herauszustellen.

Document Solutions

Im Bereich Document Solutions werden von den befragten Unternehmen primär Lösungen zur Digitalisierung und elektronischen Verteilung sowie Archivierung von Dokumenten eingesetzt. Zudem werden elektronische Formulare häufig genutzt. Beim Blick auf die geplanten Maßnahmen in den kommenden 12-24 Monaten stehen Lösungen zum sicheren Drucken und Optimieren von Dokumentenprozessen ganz oben auf der Agenda der IT-Verantwortlichen.
Die wesentlichen Antriebsfaktoren für die Nutzung von Document Solutions sind effizientere Dokumenten- und Geschäftsprozesse sowie die Reduzierung der Kosten für Dokumentenprozesse (z.B. verkürzte Durchlaufzeiten) einschlieβlich elektronischer Archivierung. Als die größten internen Hürden wurden die Budgetsituation, der Zeitmangel, aber auch die fehlende Akzeptanz der IT-Mitarbeiter und das nicht vorhandene Verständnis der Fachabteilungen genannt. Zu den externen Hindernissen zählen der hohe Implementierungs- und Integrationsaufwand sowie die niedrigen erwarteten Kosteneinsparungen und geringen Effizienzsteigerungen der Druck- und Dokumentenprozesse.

Bei den dokumentenintensiven Prozessen mit dem größten Potenzial für Effizienzsteigerungen handelt es sich nach Angaben der befragten Unternehmen um Vorgänge rund um die Bearbeitung von Kundenaufträgen. Darunter fallen vor allem die Rechnungsstellung und –forderung, der Auftragseingang sowie die Logistik und Lieferantendatenverwaltung.

Fazit

Die Analyse der Ist-Kosten stellt die unerlässliche Basis für Print Management und Document Solutions dar. Dabei besteht eine große Herausforderung darin, den Unternehmen die Gesamtkosten für Druck- und Dokumentenverarbeitung transparent darzustellen. Es geht nicht nur um die direkten Kosten (Beschaffung von Hardware, Verbrauchsmaterial, etc.), sondern um versteckte Kosten für den fortlaufenden Betrieb und die Produktivität der Mitarbeiter (IT und Fachabteilungen). „Diese indirekten Kosten sind meist vielfach höher als die direkten. Nur wenn es den Anbietern gelingt, den Unternehmen diese Gesamtkostenbetrachtung zu vermitteln, werden diese auch das Potenzial von Print Management und Document Solutions erkennen“, so Kraus abschließend.

Bildhinweis: Die Biografie von Matthias Kraus finden Sie unter dem nachstehenden Link:

http://www.idc.com/germany/research/cv_kraus.jsp

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